Podsumowanie webinaru: Jak uczynić firmę bardziej cyfrową?

Praca zdalna, wideokonferencje, elektroniczne dokumenty. Czy firmy są gotowe na cyfryzację? „Pandemia akceleratorem zmian”

W czasie pandemii koronawirusa cyfryzacja bardzo dynamicznie przyspieszyła. To kwestia zarówno procesów operacyjnych w firmach jak i np. działania standardowego. Wymiana dokumentów wygląda zupełnie inaczej, część procesów została zautomatyzowana, a wiele firm wdrożyło model pracy zdalnej lub hybrydowej. Czy wszystkie firmy były gotowe na takie zmiany? Nie. Eksperci przyznają jednak, że model dostosowywania się do działalności w trybie pandemii został przez przedsiębiorców przyjęty dość dobrze i rynek w dużej mierze zrozumiał, że od cyfryzacji i Gospodarki 4.0 po prostu nie ma ucieczki.

Dyskusja na ten temat odbyła się w kolejnym WEBINARZE LIVE organizowanym przez Polską Fundację Przedsiębiorczości w Szczecinie. Goścmi Michała Kaczmarka byli: dr hab. inż. Krzysztof Pietrusewicz, prof. ZUT, Prorektor ds. organizacji i rozwoju uczelni. Ewelina Chudy, Head of the Product Management Team Asseco Data Systems. Jolanta Durasiewicz, Dyrektor CUP ds. procesów wyspecjalizowanych HR i wsparcia biznesu w firmie Impel. oraz Jakub Czyżykowski, Partner Zarządzający w firmie Sente.

„Plan cyfryryzacji przyspieszył. Jakbyśmy wsiedli do Pendolino”

Cyfryzacja i informatyzacja procesów stała się codziennością czasu pandemii koronawirusa. Automatyzacja procesów była konieczna, by utrzymać wysoką aktywność firmy w czasie pandemii koronawirusa. Oczywiste jest, że pracując zdalnie niemożliwe byłoby realizowanie wszystkich zadań firmy, gdyby nie odpowiednie przygotowanie. Wiele firm nie było gotowych na pracę hybrydową, elektroniczny obieg dokumentów, elektroniczny podpis czy np. organizowanie spotkań i konferencji online. Jak mówią eksperci: na początku był chaos, ale każdy kolejny tydzień rewolucji przynosił nie tylko przyzwyczajenie do nowego systemu działania, co nawet akceptację i pozytywne słowa odnośnie tego, jak można funkcjonować w czasie pandemii w trybie online. Cyfrowa rewolucja przemysłowa 4.0 po prostu dogoniła polską gospodarkę i jesteśmy obecnie w miejscu, w którym niektóre firmy planowały być za kilka lat.

- Pandemia koronawirusa spowodowała, że długofalowy plan cyfryzacji przyspieszył. To tak jakbyśmy wsiedli do rollercoastera albo pendolino. Przy cyfryzacji ważna jest refleksja, stworzenie pewnego planu transformacji cyfrowej. Nie można cyfrować wszystkiego i za wszelką cenę, bo jest to nieefektywne. Pandemia jest akceleratorem wszelkich zmian, które teraz się dzieją – mówi prof. Krzysztof Pietrusewicz, prof. ZUT, Prorektor ds. organizacji i rozwoju uczelni.

– Poziom cyfryzacji nie jest jeszcze zadowalający w polskich firmach. To kwestia także edukacji. W marcu 2020, w przeddzień pandemii opublikowaliśmy jako Asseco Data System raport dotyczący rozwiązań paperless w biznesie. Mimo tego, że ponad 90% badanych wiedziało, że czym jest podpis elektroniczny to i tak większość nie było kompletnie przygotowanych do wdrażania procesów cyfrowych. Nie było w firmach jednostek wdrażających nowych projektów cyfrowych. Kiedy zderzyliśmy się z pandemią to pewne procesy musiały przyspieszyć – mówiła Ewelina Chudy z firmy Asseco Data Systems

Cyfryzacja nie jest tania. Wymaga także ludzi, którzy będą rozumieć jej potrzebę

Co cyfryzować? Co określić jako priorytet? Co może pozostać w takiej formule, jak działa obecnie? Skomplikowanych zagadnień w temacie cyfryzacji nie brakuje. – Nie ma uniwersalnego przepisu na cyfryzację. Szczegóły muszą być wypracowane na bazie potrzeb i oczekiwań firmy i jej klientów. Stawiamy dużą wagę na komunikację między działami firmy, należy budować zespoły interdyscyplinarne. Oczekujemy od liderów działów, by byli w stanie przygotować procesy operacyjne tak, by systemy były efektywne, a jednocześnie zrozumiałe dla zespołów oraz dla klientów. Tutaj musi nastąpić wysoka synchronizacja – mówi Jolanta Durasiewicz, Dyrektor ds. procesów wyspecjalizowanych HR i wsparcia biznesu w firmie Impel.

– Cyfryzacja może budzić pewne wątpliwości. Mowa o pewnych kosztach finansowych które trzeba ponieść. Pracownicy bardzo często boją się, że nowa technologia czy roboty po prostu ich zastąpią. W Polsce jeszcze nie do końca potrafimy czerpać z możliwości technologii. Efekt końcowy to innowacyjność, nie można budować innowacyjności bez pieniędzy, ale i bez ludzi. To wszystko wymaga współpracy i optymalnych rozwiązań – dodaje dyrektor Durasiewicz.

Czy firmy z sektora MŚP są gotowe na cyfryzację?

Firmy informatyczne w czasie pandemii przekonywały przedsiębiorców do zakupywania systemów umożliwiających pracę zdalną i np. organizację wideokonferencji. Czy można korzystać z uniwersalnych rozwiązań czy lepiej dać się skupić na pomysły nazywane w folderach marketingowych „rozwiązaniami szytymi na miarę”?

- Wiele firm z sektora MŚP musiało przenieść pracowników z biura do domu, ale otrzymywaliśmy też sygnały od firm, które nie zrobiły tego z powodu braku możliwości technicznych. Praca zdalna więc nie była tak powszechna jak może się wydawać. Jeżeli chodzi o cyfryzację to obserwuje trendy związane nie tylko z umowami i zaświadczeniami, ale i zmianą w systemie komunikacji operacyjnej przedsiębiorstw. Duże zainteresowanie było automatyzacją procesów związanych z zamówieniami czy wymianą dokumentów między klientami niż systemami obiegu dokumentów wewnątrz firmy – mówi Jakub Czyżykowski z firmy Sente.

Zachęcamy do zapoznania sie z zapisem nagrania webinaru, dostępnym na naszym kanale YouTube [KLIK]

WEBINARY LIVE Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości możecie oglądać w mediach społecznościowych- Facebooku Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości oraz portalu wszczecinie.pl w co drugi czwartek o godzinie 11:00.